Atelier Management Visuel - 2ème édition

J'avais fait un premier retour sur l'atelier Management Visuel que je prépare pour les XP Days Benelux avec Xavier Quesada.

A l'occasion d'un forum Grafotech Agile et suite aux retours d'Agile Tour Rennes, j'ai pu refaire un atelier avec une quinzaine de participants répartis en trois équipes. 1/3 avait participé à ma session sur le management visuel avant de venir ce qui a peut être influencé le rendu final.
Cette fois, j'ai pu dérouler les slides qui introduisent la session. La session a été très riche et très dynamique.

Mais donnons un peu de contexte à cet atelier: les équipes doivent construire un tableau de taches contenant 4 user stories, chacune contenant 5 taches et avec des contraintes opérationnelles. On se place en milieu de sprint pour représenter l'avancement des taches. La construction du tableau se fait en deux itérations avec une revue croisée par les équipes entre les itérations.

La revue peut se faire à l'aide de radars avec comme axes les objectifs de simplicité, lisibilité, créativité et compréhensibilité que doit avoir tout bon outil de management visuel. Ce radar sert d'axe d'amélioration pour la seconde itération.

Et voici les retours de la session:



Première équipe

L'équipe a, dès la première itération, choisie d'avoir une première ligne mettant en évidence les obstacles et les taches prioritaires à traiter, avec un signal visuel fort marqué par un encadrement bleu.
Les trois équipes ont créé une colonne pour mettre les taches réalisées dans la journée. C'est une option de l'atelier.

Certaines lignes fonctionnelles ont des post-its jaunes d'autres verts. Il n'y a pas de raison de différencier les couleurs à ce niveau, cela nuit à la compréhension du tableau. Par contre, les taches de la ligne prioritaire sont en rouge de manière rendre l'urgence de traitement de ces taches.

Equipe 2
Cette équipe a été relativement créative mais le résultat est un tableau qui va évoluer difficilement: La colonne En cours a été divisée par autant de membres de l'équipe: si l'équipe change, il faut refaire le tableau. Le travail collectif comme le binomage va être difficile a traiter. Pour autant cela peut avoir du sens dans une équipe stable et très spécialisée.
Tous les post-its de taches sont jaunes, les anomalies bleues et les obstacles rouges: Le code couleur est simple et facile à comprendre.

Equipe 3

Mis à part le scotch électrique qui donne rien sur du papier kraft (cela rend mieux sur un tableau blanc), le rendu de ce tableau est assez bon. C'est dommage encore d'avoir utilisé des postits de différentes couleurs pour les taches fonctionnelles. A part cela, le tableau comporte un certain nombre d'informations supplémentaires qui ne surchargent pas le tableau et sont compréhensibles: ce sont les petits post-its de couleurs qui portent des états: en continuant ce principe, la colonne "ToDay" aurait pu être simplifiée par un post-it "Done".

C'est aussi la seule équipe ayant eu l'idée de faire une liste d'obstacle mais par manque de temps il n'y a pas eu de rendu.

Conclusion collective
On se rend compte avec cet atelier d'une certaine difficulté à rendre visuel les informations pertinentes d'un contexte projet tout en restant simple, lisible et compréhensible. Lorsque l'on évoque les outils de management visuel, on parle d'outils simples à base de post-it. Pour arriver à cette simplicité, il faut d'abord se débarrasser de tout le superficiel et n'afficher que ce qui apporte de la valeur: la valeur du management visuel est de provoquer un feed-back immédiat.
On prend également conscience de l'intérêt évidant de concevoir collectivement ces outils que toute l'équipe va utiliser. C'est un atelier de construction d'équipe qui la plupart du temps n'est pas réalisé, le scrummaster réalisant seul cette tache.