En tant que démarche d’amélioration continue, nous pouvons décliner la démarche Kanban sur un cycle PDCA:
Etape Concevoir
Première étape : Concevoir notre système Kanban. Lors d’un travail collaboratif, nous allons définir les caractéristiques du processus avec lequel nous travaillons (éléments de travail, cartographie du processus); celles de notre système en flux (par des limites sur les états et des cadences) et celles qui permettent l’amélioration continue : notre management visuel et la standardisation de nos caractéristiques.
Une fois cette étape de conception réalisée, nous passons à l’étape d’exécution.
Etape Exécuter
La mise en œuvre, c’est laisser vivre le système dans sa nouvelle configuration afin d’avoir assez de données et d’historique pour pouvoir analyser les effets de notre système Kanban sur la performance.
C’est la mise à jour quotidienne de notre tableau Kanban dans le respect des caractéristiques définies à l’étape précédente, le suivi des informations permettant de construire les indicateurs de notre système : cartes de contrôles pour le temps de cycle et le débit, le nombre d’éléments pour chaque état pour la santé du système.
Des discussions d'équipe auront lieu autour de ce tableau pour savoir comment résoudre les blocages que nos caractéristiques vont remonter.
Car c’est aussi le Kaizen, l’amélioration de notre travail au quotidien s’appuyant sur la standardisation, sans toucher aux caractéristiques que l’on a rendu explicite à l’étape précédente.
Etape Comprendre
C’est l’étape de contrôle et d’analyse de notre système pour mieux le comprendre et l’améliorer.
D’abord contrôler notre système afin de s’assurer que le processus ne se dégrade pas. Contrôler également que le résultat de notre système Kanban ou les effets de nos améliorations sont bien ceux attendus lors de l’étape de conception.
Puis analyser les écarts éventuels pour identifier les sources de gains potentiels (centrer sur la cible, diminuer la variabilité, ...) en s’appuyant sur les modèles de pensée qui soutiennent une démarche Kanban :
La pensée systémique pour la compréhension globale de notre processus ; la pensée Lean pour l’amélioration continue par la résolution de problèmes et l’élimination du gaspillage ; la théorie des contraintes pour améliorer notre processus ; la maîtrise de la variabilité pour plus de prédictibilité et de contrôle de notre processus; la théorie des files d’attente pour l’amélioration de notre flux et d’autres encore.
Etape Apprendre et innover
Avant de repartir sur un nouveau cycle, nous devons tirer les enseignements de ce cycle d’amélioration qui s’achève. Il faut s’assurer que les améliorations que nous avons apportées soient pérennisées. L’apprentissage passe par la standardisation : Mise à jour des standards et partage des caractéristiques explicites de notre processus. Simplifier là ou c’est possible car l’effort et la discipline sont rarement pérennes.
La phase précédente a permis d’identifier les opportunités d’amélioration. Il est temps maintenant de générer des solutions pour améliorer notre système Kanban. Mais rappelez-vous les fondations du Kanban : le changement est incrémental, donc un changement après l’autre. Et pour chaque changement, un nouveau cycle PDCA. Chaque changement est une hypothèse d’un modèle d’amélioration que l’on va vérifier expérimentalement.
Les deux dernières étapes sont très importantes et souvent négligées dans une mauvaise démarche d’amélioration mais également dans une mauvaise compréhension du Kanban qui ne se résume pas à de la pratique ou des outils.
Donc concevoir notre système Kanban, c'est faire des hypothèses. L'exécution, c'est l'expérimentation. Il faut suffisamment de temps pour en voir les effets sur nos indicateurs de flux, c'est le contrôle. L'analyse des écarts des résultats par rapport à nos hypothèses nous permettent de mieux comprendre notre processus et d'affiner nos modèles. Ce qui nous permet d'apprendre et de capitaliser par la standardisation et d'innover avec notre prochain changement incrémental sur notre processus.
Le respect des personnes se fait par un rythme soutenable de ce changement, donc par la vitesse à laquelle l’équipe parcours ses propres cycles PDCA. C’est la capacité de l’équipe à assimiler le changement.
